Datenschutz

Wozu: Das Portal dient der Zusammenarbeit in Projekten der Gemeinschaft – Aufgaben, Kalender, Chat, Mitteilungen und Dateien.

Welche Daten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Projektmitgliedschaften und die Inhalte, die du selbst anlegst. Für die Anmeldung speichert das Portal den öffentlichen Teil deiner Passkeys, Sitzungen mit Browser und Zeitpunkt sowie gehashte Codes – nie Codes oder Passwörter im Klartext.

Chat: Nachrichten in Kanälen, Direktnachrichten und Gruppen liegen als Text in der Datenbank des Portals auf dem Vereinsserver (keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung). Direktnachrichten und Gruppen lesen nur die Beteiligten – auch die Administration nicht; neue Gruppenmitglieder sehen nur, was nach ihrem Beitritt geschrieben wurde. Bilder, Sprachnachrichten und Dateien aus dem Chat liegen verschlüsselt in der Vereins-Nextcloud, den Schlüssel hat nur das Portal; Bilder verlieren beim Hochladen ihre Metadaten wie Aufnahmeort und Kamera – auch HEIC-Fotos, die als Datei gesendet werden. Erwähnungen aus Direktnachrichten und Gruppen zeigt die Glocke ohne den Text. Löschst du eine Nachricht, sind Text, Reaktionen, Anhänge, Erwähnungen in der Glocke und noch nicht zugestellte Push-Mitteilungen dazu weg; wer eine Gruppe verlässt, verliert auch ihre Erwähnungen. Lesebestätigungen, die Vorschau in Push-Mitteilungen und Ruhezeiten stellst du unter „Mein Konto“ ein – Änderungen gelten auch für Push-Mitteilungen, die wegen der Ruhezeit noch warten; ob du online bist, sehen nur Personen, mit denen du eine Direktnachricht oder Gruppe teilst.

Melden und Blockieren: Wer eine Nachricht meldet, gibt genau diese eine Nachricht – Name der verfassenden Person, Text und Namen der Anhänge zum Zeitpunkt der Meldung – an die Administration weiter, auch aus Direktnachrichten und Gruppen; den übrigen Chat sieht die Administration nicht. Blockierte Personen erfahren nicht, wer sie blockiert hat; ihr seht gegenseitig weder, ob ihr online seid, noch Lesebestätigungen oder „schreibt gerade“, und niemand kann euch zusammen in eine neue Gruppe holen.

Kalender: Termine mit Titel, Zeit, Ort, Beschreibung und Online-Link, die Liste der Eingeladenen mit ihren Antworten und Erinnerungen liegen in der Datenbank des Portals. Wer einen Termin sieht, bestimmen Bereich und Einladung; E-Mail-Adressen von Eingeladenen sehen nur die organisierende Person, die Steuerungsgruppe und die Administration. Gäste ohne Konto werden nur mit ihrer E-Mail-Adresse (und einem freiwilligen Namen) gespeichert, erhalten Einladung, Änderungen und Absage per E-Mail über den Mailserver des Vereins und antworten über einen persönlichen Link, der bis 30 Tage nach dem Termin gilt und nur Titel, Zeit und Ort zeigt (abgelaufene Links löscht das Portal täglich; Links von Portal-Personen enden mit der Sperre ihres Kontos); je Person und Tag gehen höchstens 150 E-Mails an Gäste und an dieselbe Gast-Adresse höchstens 10 Änderungs-E-Mails. Das Aktivitätsprotokoll zählt eingeladene und benachrichtigte Gäste ohne Adressen und ohne Titel des Termins. Wer ausgeladen wird, erfährt nur den bisherigen Titel, die bisherige Zeit und den bisherigen Ort. Einladungs-E-Mails an Portal-Personen kommen nur, wenn E-Mails für „Termine und Erinnerungen“ eingeschaltet sind.

Outlook (freiwillig): Nur wer den eigenen Outlook-Kalender unter „Sicherheit und Anmeldung“ verbindet, gibt dem Portal Zugriff darauf (Microsoft 365, Berechtigung „Kalender lesen und schreiben“). Das Portal legt dann auf Wunsch Termine in diesem Kalender an, ändert und sagt nur diese ab, liest ihre Antworten, beantwortet auf Wunsch Einladungen und zeigt den eigenen Outlook-Kalender nur der Person selbst an; der Zugangsschlüssel liegt verschlüsselt auf dem Vereinsserver. Bei Outlook-Terminen verschickt Microsoft die Einladungen, und die Teilnehmenden sehen gegenseitig ihre E-Mail-Adressen. Die Verbindung lässt sich jederzeit trennen.

Kalender-Abo: Der Abo-Link unter „Mein Konto“ ist geheim wie ein Passwort: Wer ihn kennt, sieht Titel, Zeit, Ort und Status deiner Termine (keine Beschreibungen, Online-Links oder Teilnehmenden). Gib ihn nicht weiter; bei Verdacht erstellst du einen neuen Link oder widerrufst ihn – der alte gilt dann sofort nicht mehr. Ein Rollenwechsel oder das Sperren des Kontos entfernt ihn ebenfalls.

Protokoll: Anmeldungen und Änderungen an Konten werden im Aktivitätsprotokoll festgehalten, das nur die Administration sieht (IP-Adressen nur gekürzt, Aufbewahrung 365 Tage).

Weitergabe: Keine Werbung, kein Tracking. E-Mails laufen über den Mailserver des Vereins, Dateien liegen in der Vereins-Nextcloud; bei Anmeldung mit Microsoft gelten zusätzlich die Bedingungen von Microsoft 365.

Deine Rechte: Auskunft, Berichtigung und Löschung erhältst du über die Administration.